Gyakori kérdés, amivel találkozunk, hogy “Hogyan állítsam ki a számláimat?” Emiatt összefoglaltuk azt, hogyan kell egy számlának kinéznie az Egyesült Királyságban. A számlának alaki követelménye nincsen igazán, lehet kézzel írott vagy elektronikusan kiállított bizonylat, de a tartalmi követelményei pontosan meg vannak határozva. És bár gyakori mondás, hogy akár a szalvétára vagy kockás lapra írt számla is számla itt, azt nem győzöm hangsúlyozni az ügyfeleinknek, hogy a kiadott számláik az egyik legjobb marketing felületük és egy professzionálisan kinéző számla a cég arculatát is pozitívan befolyásolja, így érdemes időt szánni a jó minta elkészítésére vagy a megfelelő elektronikus beállításra.
A hibamentes számla elengedhetetlen a vállalkozások számára, ha el szeretnék kerülni a jogi konfliktusokat az ügyfelekkel vagy az HMRC-val (Her Majesty’s Revenue and Customs – a brit adóhatóság). A számlák szigorú szabályozás alá esnek az Egyesült Királyságban, és különleges előírásokat kell alkalmazni különöses ÁFÁs számlák elkészítésekor.
Mi szerepel a számlán? Számlakövetelmények
A számla egy írásos dokumentum, amelyben az eladó részletesen felsorolja az árut és/vagy a szolgáltatást, és kifizetést kér a vevőtől. A számla különbözik a nyugtától, ami csak a fizetés elismerése.
Ahhoz, hogy egy kereskedelmi dokumentumot jogilag számlaként ismerjenek el az Egyesült Királyságban, az HMRC az alábbi kötelező előírásokat teszi. A dokumentumnak tartalmaznia kell a következőket:
- Egyedi azonosító szám
- Az eladó és a vevő neve és címe
- A kiállítás dátuma
- A termék részletes leírása
- Az áruk vagy szolgáltatások teljesítési dátuma (amennyiben eltér a kiállítástól)
- Az áru minden egyes tételének ára
- Minden további díj az áruért (szállítás, biztosítás, stb.)
- A fizetendő végösszeg
Ha az Ön vállalkozása ÁFA-regisztrált, akkor a számlának meg kell felelnie az ÁFA-követelményeknek. Ezek a rendes számlakövetelmények mellett a következőket is tartalmazzák:
- ÁFA-szám
- Teljesítés ideje (Tax point date)
- Ár tételenként (ÁFA nélkül)
- Teljes összeg ÁFA nélkül
- Teljes ÁFA összeg
- Tétel mennyisége és kedvezmény mértéke (ha alkalmazható)
- Tételenkénti ÁFA kulcs
- Teljes összeg ÁFA-val együtt
Egyszerűsített számla:
Abban az esetben, ha a számla összege 250 font alatti, belföldi számla és nem tartalmaz ÁFA mentes részt, akkor ki lehet állítani egyszerűsített ÁFA-s számlát is, aminek a következőket kell tartalmaznia:
- Az eladó adatai és ÁFA-száma
- Teljesítés ideje (Tax point date)
- A termék vagy szolgáltatás megfelelő leírása
- Teljes összeg ÁFA-val (VAT included)
- Az alkalmazott ÁFA százaléka
- ÁFA-kulcsok szerinti ÁFA összeg, ha eltérő ÁFA kulcsok szerepelnek
A teljesítési dátum
Itt kell megadnia a dátumot, amikor a vevő átvette az árut, vagy a szolgáltatást teljesítették. A szolgáltatás teljesítési dátumánál egyszerűen írja be a szolgáltatás befejezésének dátumát. A termék esetében vagy megadhatja a szállítás dátumot, vagy ha a pontos időpont még nem ismert, írhatja a várható dátumot is (pl. ‘várható szállítás: 2024.02.15.’).
Számlaszám
A számlák számozása a legjobb módja annak, hogy nyomon kövessük nyilvántartásainkat és elkerüljük a hiányzó dokumentációval kapcsolatos problémákat. Több módszer is létezik erre, de mindegyikben sorszámokat alkalmaznak. Az egyedi számlaszámot a számla egyértelmű azonosítására használják. Lehetségesek a számok és betűk kombinációi is, valamint a szolgáltatás dátumának vagy a vevő számának beillesztése.
Példa
A számlák sorszámát bárhol elkezdheti. Például:
Számlaszám: B-230723-P-4602
Ebben a számban a B belföldit jelent, a 230723 a számla dátuma (2023 július 23.), a P pedig egy raktárat jelöl Portsmouthban. A 4602 a sorszám, ami azt jelenti, hogy a következő számlának a 4603-as számot kell használnia.
Számlaszámokat lehet készíteni betűk nélkül is, mint a következő példában:
23072023-4602-00
Ebben az esetben a szám a dátummal kezdődik (2023 július 23..), a 4602 a vevő száma, a 00 pedig azt jelzi, hogy ez az adott vevő első számlája a sorban. A következő számla a 4602-es vevőnek az 01 végződéssel kell rendelkeznie.
Kis vállalkozások esetében viszont lehet csak egyszerűen haladni sorban a számokkal: 001 – 002 – 003, vagy 2023001 – 2023002 – 2023003, így egyértelműen látszik, ha valami hiányzik a sorból.
Összefoglalva, a sorszámozás bármilyen logika szerint mehet, a lényeg, hogy ne legyen két azonos számú bizonylat.
ÁFA és ÁFA-kulcs
A díjakat (nettó és bruttó számla), az ÁFA összegét és az adókulcsot (ÁFA mértéke százalékban) külön-külön kell feltüntetni a számlán. Ha valamelyik termék vagy szolgáltatás eltérő ÁFA kulcs alá esik vagy mentes az ÁFA alól, akkor ezt egyértelműen jelezni kell.
Adószabályok kisvállalkozásokra
A legnagyobb hiba amit kisvállalkozások (egyéni vállalkozók vagy nem ÁFA regisztrált cégek) elkövethetnek a számlázás során, ha valamilyen ÁFA bizonylat mintát kezdenek követni. Nem ÁFA regisztrált vállalkozások nem tüntethetnek fel sem ÁFA sort, sem ÁFA oszlopot a számláikon, még magát az ÁFA (VAT) szót sem. Arra is láttunk már példát, hogy a kisvállalkozás a saját személyi jövedelemadóját tüntette fel a számlán, ami pont ugyanúgy 20%, mint a standard ÁFA kulcs, és ami valószínűleg a zavart okozta. A számlán az ÁFÁn kívül semmilyen adónak nem szabad megjelenni, ÁFA is csak akkor jelenhet meg, ha a vállalkozás rendelkezik érvényes ÁFA adószámmal, amit fel is tud tüntetni.
Abban az esetben is, ha valaki az építőiparban, építőipari fővállalkozónak számláz, aki adóelőleget fog tőle levonni (CIS levonás), a számlának akkoris a teljes, levonás előtti összeget kell tartalmaznia.
Fizetési határidő
Abban az esetben, ha a vevő nem azonnal fizet a megvásárolt termékért vagy szolgáltatásért, a számlán feltüntetheti a fizetési határidőt. Ez bármi lehet az adott partnerrel történt megállapodás szerint. Lehet kedvezményt ajánlani korai fizetés esetén vagy késedelmi kamatot felszámítani késői teljesítésért.
Abban az esetben, ha külön megállapodás nincsen az ügyfélnek 30 napon belül kell teljesíteni a számlát a kapott szolgáltatásért vagy termékért.
A ki nem fizetett számlák ügyében jogi lépéseket lehet tenni, behajtást kérni vagy bírósághoz fordulni. Ennek egyszerűsített módja a “Small Claims Court”, amit online is el lehet indítani:
https://www.gov.uk/make-court-claim-for-money/make-claim
Számlázás az Egyesült Királyságon kívül
Ha külföldi megrendelőkkel folytat üzletet, fontos ellenőrizni az adott ország szabályait és rendeleteit, hogy biztosítsa, Ön és üzleti partnere is betartja azokat. A számla nyelve és pénzneme lehet bármi, de az egyértelműség kedvéért angolul és GBP-ben is érdemes feltüntetni az adatokat. Az átváltáshoz lehet használni az adóhivatal által adott hónapra meghatározott átalány árfolyamot, vagy a napi árfolyamokat, de a módszer között nem lehet váltogatni, egy adott váltási módszert kell következetesen alkalmazni a vállalkozásban minden esetben (bevételi és költség számlák váltásakor is)
Számlázás az ÁFA regisztráció folyamata alatt
Abban az esetben, ha az ÁFA regisztrációt már megkérte, de még nem érkezett meg az érvényes adószám az adóhivataltól, nem állíthat ki még ÁFÁs számlát, hiszen a megfelelő adatokat még nem tudja feltüntetni. Ennek kezelésére két módszer létezik.
- A vevőt tájékoztatja, hogy folyamatban van az ÁFA regisztráció és amint megérkezik az ÁFA szám, ki fog állítani egy ‘VAT Only” különbözeti számlát a felszámolt ÁFA összegéről pluszban. Ez általában a bevált módszer abban az esetben, ha a partner maga is ÁFA regisztrált, aki ezután a saját bevallásában ezt az ÁFÁt vissza tudja majd igényelni.
- Az árba már beépíti az ÁFA összegét és a teljes ÁFÁval emelt összeget tünteti fel fizetendő végösszegnek, de még mindig egyösszegben, majd a számlákat az ÁFA szám megérkezése után módosítja, hogy külön feltüntetésre kerüljön a nettó és bruttó összeg. Ezt abban az esetben érdemes alkalmazni, ha a vevő magánszemély vagy nem ÁFA regisztrált vállalkozás, aki valószínűleg utólag nem fogja kifizetni az ÁFA összegét nekünk.
Hogyan állítsuk ki a gyakorlatban a számlát?
A számlákat ki lehet állítani manuálisan vagy elektronikusan.
Manuális kiállítás esetén használhatunk megfelelő számlatömböt (ÁFÁs vállalkozás VAT Invoice-tömböt, nem ÁFÁs vállalkozás pedig olyat, ami VAT-t nem mutat) vagy szerkeszthetünk egy megfelelő mintát, amit azután kinyomtatunk.
Elektronikus kiállítás esetében többféle program is létezik (Xero, Quickbooks, Zoho, FreeAgent, Quickfile, Invoice2Go, stb) ahol csak arra kell figyelni, hogy a program megfelelően legyen beállítva, a többi munkát elvégzi a szoftver helyettünk.
Tipp
Mindig ellenőrizze a számláit! Ez a legjobb módja annak, hogy csak teljes, megfelelő számlákat nyújtson be az adózással. Ez a papír alapú számlákra, valamint az elektronikus változatokra is vonatkozik.
