Egy vállalkozás által kiállított számla mutatja azt a terméket vagy szolgáltatást, amit az üzlet az ügyfeleinek biztosított. A lényege, hogy a szolgáltatás vagy termék ellenértékét bekérje az ügyfelektől vagy a befizetett összeget igazolja feléjük. A számla kiállításának pontossága vagy maga a számla viszont gyakran nem kap elég figyelmet, ezért összefoglaltuk azokat a pontokat, amikre figyelni kell a kiállítás során.

Mit érdemes használni a számlák kiállításakor?

A számlákat ki lehet állítani számlatömbből vagy elektronikus formában. Az adóhivatal szempontjából nincsen megkötés erre, de a cég vagy vállalkozás arculatát, megjelenését az ügyfelek előtt nagyban befolyásolhatja a számla “szépsége”. Ne felejtsük el, hogy a számla egy sokak által ki nem használt marketing felület. A professzionális megjelenéshez a számla külalakja ugyanúgy hozzátartozik, ezért érdemes erre is figyelni.

Minek kell szerepelnie a számlán?

Minden számlán fel kell tüntetni a következő adatokat:

  • Egyedi azonosító szám
  • A cég/vállalkozó neve és címe
  • Az ügyfél/vevő neve és címe
  • Világos leírása a terméknek vagy szolgáltatásnak
  • A termék vagy szolgáltatásnyújtás időpontja
  • A számla dátuma, ha az eltér a fentiektől
  • Az összeg
  • Az ÁFA összege (csak ha ÁFA regisztrált a cég)
  • A teljes fizetendő végösszeg

ÁFA körös számlák:

Az ÁFA körös cégeknek vagy vállalkozóknak a fentiek mellett még az alábbiakat is fel kell tüntetniük:

  • A cég ÁFA száma (VAT registration number)
  • A termék/szolgáltatás nettó ára, ÁFA kulcsa
  • A számla ÁFA (VAT) tartalma
  • A bruttó fizetendő végösszeg

Itt található az adóhivatal mintája egy érvényes ÁFA körös számlára:

Különleges esetek:

  • Egyszerűsített számlázás: £250 alatti számlák esetében egyszerűsített ÁFA számla is kiadható, amin nem szükséges a vevő adatait feltüntetni. Emellett a részletezést sem szükséges megadni a nettó és ÁFA összegről, csak a bruttó végösszeget megjelölve, hogy az ÁFÁt tartalmazza (VAT included)
  • Külföldi számlázás: A számla bármilyen pénznemben kiállítható. De amennyiben az nem angol fontban történik, megjegyzésben akkoris szükséges az ÁFA részleteket angol fontra átváltva feltüntetni, úgymint a nettó – ÁFA – bruttó összegeket átváltva. A váltáshoz az adóhivatal által közzétett havi árfolyamok használhatóak.
  • Self-billing: Elég gyakori, főleg nagyobb cégek esetében, hogy az alvállalkozóiktól nem számlát kérnek be, hanem ők maguk állítják ki a költségszámlát. Ez a Self-billing intézménye. Amennyiben a szerződésben ez szerepel, akkor erre is lehetőség van, ekkor az alvállalkozó megkapja a már előkészített számlát a saját jövedelméről. Arra kell csak figyelnie, hogy az adatait megfelelően használják és ha a körülményeiben változás történik (pl belép az ÁFA körbe), arról értesítse a kiállító partnert.

Hasznos tippek:

  • A számla kiállítása legbiztonságosabban angol számlázó programokból történhet, melyek a megfelelő adatok bekérésre és feltüntetésére már fel vannak készülve.
  • A fizetési lehetőségeket ne felejtse el feltüntetni, hogy a vevői kényelmesen tudják rendezni a számláját
  • Egy csinos logó vagy a cég regisztrációinak, elismeréseinek feltüntetése a számlán sokat emel a professzionális megjelenésen
  • A számlakat 6 évig meg kell őrizni
  • Ne csak a saját kiállított számláira figyeljen, hanem a befogadott költségszámlákra, ÁFÁt például csak érvényes ÁFA bizonylat alapján lehet majd visszaigényelni.

Ha segítségre van szüksége a megfelelő program megtalálásában, vagy a számlák kiállításában, kérem keressen bennünket bizalommal.